Organizações e Métodos - São funções derivadas da administração (de staff, com autoridade de conhecimento) que, em conjunto com a estrutura social da empresa, dissemina os recursos tecnológicos de racionalização e estruturação de que dispõe e que, considerando as variáveis ambientais intervenientes, promove uma mentalidade positiva nos processos de mudanças organizacionais.
Áreas de Atuação:
1) Uso da tecnologia de racionalização do trabalho
2) Análise de estruturas organizacionais
Estrutura: É uma unidade de assessoria, alocada nos níveis hierárquicos mais elevados da empresa, subordinada à diretoria geral (superintendência, presidência ou vice-presidência) ou administrativa.
Funcionamento: Em algumas empresas a área de O&M "entre quatro paredes", desenvolve sistemas que devem ser implementados pelas diversas unidades da empresa. Em outras, ela desenvolve sistemas "para" as diversas unidades da empresa
Tipos de Projetos de O&M
1) De curto prazo
2) De médio prazo
3) De longo prazo
Fases de um Projeto de O&M: Planejamento, Coleta de dados e informações (entrevistas, questionários e observação pessoal), Análise e interpretação, (organograma), Criação de soluções (fluxograma), Implantação.
Acompanhamento: Instrumentos (questionários, entrevistas, organogramas, fluxogramas, etc) utilizados em cada etapa (planejamento, coleta de dados e informações, análise e interpretação, criação de soluções, relatórios, implantação e acompanhamento)
1) Questionários: Um meio alternativo de obter informações, na dificuldade de manter contato através de entrevista
2) Entrevistas: É o mais poderoso instrumento de "tomada de informação", permitindo minimizar resistências e envolver o entrevistado para uma maior participação e discussão, uma melhor compreensão do trabalho e da organização e para auscultar a opinião dos indivíduos
3) Observação pessoal: É um meio de comparar as informações de entrevistas e questionários
4) Layout: É o estudo do aproveitamento racional do espaço físico, visando melhorar o aspecto visual, conforto, o fluxo entre pessoas e papéis, facilitando a supervisão e gerando uma maior motivação e eficiência
5) Fluxogramas: É a representação gráfica da seqüência do trabalho, de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizações envolvidos no processo, a fim de padronizar a representação dos procedimentos, facilitar sua descrição, leitura e entendimento, assim como, ajudar a localização e identificação dos aspectos mais importantes com maior rapidez e melhor análise
6) Formulários: São os veículos que transportam informações de uma pessoa para outra, de uma unidade para outra ou de uma empresa para outra, facilitando esse fluxo de informações. É um instrumento com um título exato, que deve ser preenchido no desenrolar das operações rotineiras, para facilitar a execução do trabalho
7) Organograma: É um gráfico representativo da estrutura formal da empresa em um dado momento, demonstrando a divisão do trabalho e as relações hierárquicas, permitindo uma análise organizacional
8) Cronogramas: Representação gráfica do tempo de execução previsto e o tempo real de execução. Exs: Pert (programa de avaliação e revisão) / Cpm (método do caminho crítico do pert). Pert é um gráfico que representa, através de um diagrama de flexas, programações objetivas curtas visando a economia de tempo, a utilização eficiente dos recursos, a indicação prévia de pontos de estrangulamento e a revisão da programação
9) Modelos: Referências conceituais utilizadas para representar como "simulação" a situação atual (diagnose) e aquela desejada (prognose)
10) Fichas de funções: Onde se estabelece a relação hierárquica, finalidade e atribuições de cada unidade
11) Quadros de funções: Onde são estabelecidos os níveis de autoridade e responsabilidade dos titulares dos cargos na estrutura da empresa.
Análise da Distribuição do Trabalho:
QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO (QDT): Serve para analisar as diversas atividades de cada unidade da estrutura, através do estudo das tarefas dos seus membros, visando aferir a carga de trabalho e a racionalidade de sua distribuição.
ANÁLISE: A análise da distribuição do trabalho não se refere à seqüência das operações e atividades, mas à identificação e crítica da carga de trabalho de cada unidade, necessária para execução das funções que são atribuídas a cada uma, baseada no "tempo", "capacidade profissional", equilíbrio no volume de trabalho" e "condições exteriores de mudança".
Portanto, um estudo da organização não pode se restringir à simples análise dos organogramas. Muito mais importante é a análise de como o trabalho está sendo distribuído entre as unidades da organização.
Manuais: São conjuntos sistemáticos de normas, preceitos e procedimentos, que indicam as atividades e tarefas a serem cumpridas pelos membros da organização, além da forma pela qual elas deverão ser executadas separadamente e em conjunto.
OBJETIVO:
1) Definir as normas, objetivos e atribuições da empresa, entre seus membros
2) Divulgar seus procedimentos
3) Documentar os sistemas, para orientar seu acompanhamento por parte do controle
4) Instruir os membros da empresa acerca de como operar os sistemas, em termos de funções, autoridade delegeda, normas, procedimentos, políticas, objetivo da organização, etc
5) Registrar as informações
6) Institucionalizar os procedimentos
7) Facilitar a fixação de padrões
TIPOS:
1) Manual de Organização: Define os objetivos, políticas e diretrizes gerais, a estrutura organizacional, os sistemas empresariais, as funções, autoridade e responsabilidades das unidades da empresa. Deverá conter:
• Estatuto Social (documento legal das A.S.)
• Regulamento Geral (linhas gerais da organização, sistemas, atos normativos e relações básicas)
• Regulamento Interno (competências, atribuições e limites de autoridade e responsabilidade das unidades)
• Regulamento de Pessoal (política de administração dos recursos humanos)
• Regulamento de Prestação de Serviços (normas gerais para as prestações de serviço junto aos usuários)
• Organogramas (representação gráfica dos modelos estruturais)
2) Manual de Instruções (ou de Normas e Procedimentos): Expressão analítica dos procedimentos administrativos internos e das atividades da empresa, bem como a anunciação de normas e procedimentos
3) Manual de Formulários: Define a finalidade, formatos, preenchimento, distribuição e utilização dos formulários da empresa. É um complemento indispensável ao manual de instruções
4) Manual de Serviços (ou Operacional): Compêndio orientador de um sistema, setor ou atividade especifica, contendo todos os outros manuais relativos a cada unidade
RAIOS DE AÇÃO: Os manuais de Organização, Instruções e de Formulários são de caráter geral à toda a empresa, enquanto o Manual de Serviço (ou Operacional) é dirigido a determinada unidade.
Os manuais são distribuídos entre os gerentes e supervisores, para que estes dêem conhecimento a todos os subordinados, para efeito de assimilação e cumprimento dos procedimentos estabelecidos.
ATUALIZAÇÃO: Cabe a todos os possuidores de manuais a devida atenção às necessárias modificações de rotina. A Unidade de O&M coordena e executa diretamente a atualização (revisão, correção ou cancelamento) dos manuais da empresa
OBJETIVO
1) Definir as normas, objetivos e atribuições da empresa, entre seus membros
2) Divulgar seus procedimentos
3) Documentar os sistemas, para orientar seu acompanhamento por parte do controle
4) Instruir os membros da empresa acerca de como operar os sistemas, em termos de funções, autoridade delegeda, normas, procedimentos, políticas, objetivo da organização, etc
5) Registrar as informações
6) Institucionalizar os procedimentos
7) Facilitar a fixação de padrões
TIPOS
1) Manual de Organização: Define os objetivos, políticas e diretrizes gerais, a estrutura organizacional, os sistemas empresariais, as funções, autoridade e responsabilidades das unidades da empresa. Deverá conter:
• Estatuto Social (documento legal das A.S.)
• Regulamento Geral (linhas gerais da organização, sistemas, atos normativos e relações básicas)
• Regulamento Interno (competências, atribuições e limites de autoridade e responsabilidade das unidades)
• Regulamento de Pessoal (política de administração dos recursos humanos)
• Regulamento de Prestação de Serviços (normas gerais para as prestações de serviço junto aos usuários)
• Organogramas (representação gráfica dos modelos estruturais)
2) Manual de Instruções (ou de Normas e Procedimentos): Expressão analítica dos procedimentos administrativos internos e das atividades da empresa, bem como a anunciação de normas e procedimentos
3) Manual de Formulários: Define a finalidade, formatos, preenchimento, distribuição e utilização dos formulários da empresa. É um complemento indispensável ao manual de instruções
4) Manual de Serviços (ou Operacional): Compêndio orientador de um sistema, setor ou atividade especifica, contendo todos os outros manuais relativos a cada unidade
Elaboração de Relatórios: O relatório é uma representação completamente imparcial e objetiva, escrita ou oral, para transmitir uma informação com o propósito de resolver um problema, é utilizado por órgãos governamentais, indústrias, profissionais liberais e nas ciências e serve de base para um manual (para preparar especificações técnicas), para difundir informações e empreender ações.
TÉCNICAS: O bom relatório deve
1) Prever a solução de um problema específico
2) Ser feito sob medida para um leitor
3) Ser objetivo
4) Ser passível de verificação
5) Esclarecer o leitor
6) Possuir linguagem formal e impessoal
7) Empregar palavras concretas
8) Seguir uma forma prescrita e um plano de apresentação
9) Conter frases curtas e concisas
10) Usar descrições e narrações, quando necessário
11) Não ser polêmico
12) Conter informações úteis e atualizadas
TIPOS DE RELATÓRIOS
1) Preliminares
2) Progressivos
3) Periódicos
4) Mensais
5) Finais
UNIFORMIZAÇÕES
Elementos
1) Capa
2) Frontispício
3) Reserva de direito
4) Título (página interior)
5) Encaminhamento
6) Prefácio (o propósito, escopo e as contribuições que se possa esperar do relatório)
7) Agradecimento
8) Índice
9) Índice das tabelas e ilustração
10) Símbolos e notações
11) Sumário
12) Introdução Corpo
13) Conclusão
14) Apêndice
15) Bibliografia
16) Índice remissivo
Elementos obrigatórios
1) Introdução: Por quê, para quem, o que, para que e fontes do relatório
2) Corpo: Prepara para a solução do problema
3) Conclusão: Apresenta a solução do problema.
Áreas de Atuação:
1) Uso da tecnologia de racionalização do trabalho
2) Análise de estruturas organizacionais
Estrutura: É uma unidade de assessoria, alocada nos níveis hierárquicos mais elevados da empresa, subordinada à diretoria geral (superintendência, presidência ou vice-presidência) ou administrativa.
Funcionamento: Em algumas empresas a área de O&M "entre quatro paredes", desenvolve sistemas que devem ser implementados pelas diversas unidades da empresa. Em outras, ela desenvolve sistemas "para" as diversas unidades da empresa
Tipos de Projetos de O&M
1) De curto prazo
2) De médio prazo
3) De longo prazo
Fases de um Projeto de O&M: Planejamento, Coleta de dados e informações (entrevistas, questionários e observação pessoal), Análise e interpretação, (organograma), Criação de soluções (fluxograma), Implantação.
Acompanhamento: Instrumentos (questionários, entrevistas, organogramas, fluxogramas, etc) utilizados em cada etapa (planejamento, coleta de dados e informações, análise e interpretação, criação de soluções, relatórios, implantação e acompanhamento)
1) Questionários: Um meio alternativo de obter informações, na dificuldade de manter contato através de entrevista
2) Entrevistas: É o mais poderoso instrumento de "tomada de informação", permitindo minimizar resistências e envolver o entrevistado para uma maior participação e discussão, uma melhor compreensão do trabalho e da organização e para auscultar a opinião dos indivíduos
3) Observação pessoal: É um meio de comparar as informações de entrevistas e questionários
4) Layout: É o estudo do aproveitamento racional do espaço físico, visando melhorar o aspecto visual, conforto, o fluxo entre pessoas e papéis, facilitando a supervisão e gerando uma maior motivação e eficiência
5) Fluxogramas: É a representação gráfica da seqüência do trabalho, de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizações envolvidos no processo, a fim de padronizar a representação dos procedimentos, facilitar sua descrição, leitura e entendimento, assim como, ajudar a localização e identificação dos aspectos mais importantes com maior rapidez e melhor análise
6) Formulários: São os veículos que transportam informações de uma pessoa para outra, de uma unidade para outra ou de uma empresa para outra, facilitando esse fluxo de informações. É um instrumento com um título exato, que deve ser preenchido no desenrolar das operações rotineiras, para facilitar a execução do trabalho
7) Organograma: É um gráfico representativo da estrutura formal da empresa em um dado momento, demonstrando a divisão do trabalho e as relações hierárquicas, permitindo uma análise organizacional
8) Cronogramas: Representação gráfica do tempo de execução previsto e o tempo real de execução. Exs: Pert (programa de avaliação e revisão) / Cpm (método do caminho crítico do pert). Pert é um gráfico que representa, através de um diagrama de flexas, programações objetivas curtas visando a economia de tempo, a utilização eficiente dos recursos, a indicação prévia de pontos de estrangulamento e a revisão da programação
9) Modelos: Referências conceituais utilizadas para representar como "simulação" a situação atual (diagnose) e aquela desejada (prognose)
10) Fichas de funções: Onde se estabelece a relação hierárquica, finalidade e atribuições de cada unidade
11) Quadros de funções: Onde são estabelecidos os níveis de autoridade e responsabilidade dos titulares dos cargos na estrutura da empresa.
Análise da Distribuição do Trabalho:
QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO (QDT): Serve para analisar as diversas atividades de cada unidade da estrutura, através do estudo das tarefas dos seus membros, visando aferir a carga de trabalho e a racionalidade de sua distribuição.
ANÁLISE: A análise da distribuição do trabalho não se refere à seqüência das operações e atividades, mas à identificação e crítica da carga de trabalho de cada unidade, necessária para execução das funções que são atribuídas a cada uma, baseada no "tempo", "capacidade profissional", equilíbrio no volume de trabalho" e "condições exteriores de mudança".
Portanto, um estudo da organização não pode se restringir à simples análise dos organogramas. Muito mais importante é a análise de como o trabalho está sendo distribuído entre as unidades da organização.
Manuais: São conjuntos sistemáticos de normas, preceitos e procedimentos, que indicam as atividades e tarefas a serem cumpridas pelos membros da organização, além da forma pela qual elas deverão ser executadas separadamente e em conjunto.
OBJETIVO:
1) Definir as normas, objetivos e atribuições da empresa, entre seus membros
2) Divulgar seus procedimentos
3) Documentar os sistemas, para orientar seu acompanhamento por parte do controle
4) Instruir os membros da empresa acerca de como operar os sistemas, em termos de funções, autoridade delegeda, normas, procedimentos, políticas, objetivo da organização, etc
5) Registrar as informações
6) Institucionalizar os procedimentos
7) Facilitar a fixação de padrões
TIPOS:
1) Manual de Organização: Define os objetivos, políticas e diretrizes gerais, a estrutura organizacional, os sistemas empresariais, as funções, autoridade e responsabilidades das unidades da empresa. Deverá conter:
• Estatuto Social (documento legal das A.S.)
• Regulamento Geral (linhas gerais da organização, sistemas, atos normativos e relações básicas)
• Regulamento Interno (competências, atribuições e limites de autoridade e responsabilidade das unidades)
• Regulamento de Pessoal (política de administração dos recursos humanos)
• Regulamento de Prestação de Serviços (normas gerais para as prestações de serviço junto aos usuários)
• Organogramas (representação gráfica dos modelos estruturais)
2) Manual de Instruções (ou de Normas e Procedimentos): Expressão analítica dos procedimentos administrativos internos e das atividades da empresa, bem como a anunciação de normas e procedimentos
3) Manual de Formulários: Define a finalidade, formatos, preenchimento, distribuição e utilização dos formulários da empresa. É um complemento indispensável ao manual de instruções
4) Manual de Serviços (ou Operacional): Compêndio orientador de um sistema, setor ou atividade especifica, contendo todos os outros manuais relativos a cada unidade
RAIOS DE AÇÃO: Os manuais de Organização, Instruções e de Formulários são de caráter geral à toda a empresa, enquanto o Manual de Serviço (ou Operacional) é dirigido a determinada unidade.
Os manuais são distribuídos entre os gerentes e supervisores, para que estes dêem conhecimento a todos os subordinados, para efeito de assimilação e cumprimento dos procedimentos estabelecidos.
ATUALIZAÇÃO: Cabe a todos os possuidores de manuais a devida atenção às necessárias modificações de rotina. A Unidade de O&M coordena e executa diretamente a atualização (revisão, correção ou cancelamento) dos manuais da empresa
OBJETIVO
1) Definir as normas, objetivos e atribuições da empresa, entre seus membros
2) Divulgar seus procedimentos
3) Documentar os sistemas, para orientar seu acompanhamento por parte do controle
4) Instruir os membros da empresa acerca de como operar os sistemas, em termos de funções, autoridade delegeda, normas, procedimentos, políticas, objetivo da organização, etc
5) Registrar as informações
6) Institucionalizar os procedimentos
7) Facilitar a fixação de padrões
TIPOS
1) Manual de Organização: Define os objetivos, políticas e diretrizes gerais, a estrutura organizacional, os sistemas empresariais, as funções, autoridade e responsabilidades das unidades da empresa. Deverá conter:
• Estatuto Social (documento legal das A.S.)
• Regulamento Geral (linhas gerais da organização, sistemas, atos normativos e relações básicas)
• Regulamento Interno (competências, atribuições e limites de autoridade e responsabilidade das unidades)
• Regulamento de Pessoal (política de administração dos recursos humanos)
• Regulamento de Prestação de Serviços (normas gerais para as prestações de serviço junto aos usuários)
• Organogramas (representação gráfica dos modelos estruturais)
2) Manual de Instruções (ou de Normas e Procedimentos): Expressão analítica dos procedimentos administrativos internos e das atividades da empresa, bem como a anunciação de normas e procedimentos
3) Manual de Formulários: Define a finalidade, formatos, preenchimento, distribuição e utilização dos formulários da empresa. É um complemento indispensável ao manual de instruções
4) Manual de Serviços (ou Operacional): Compêndio orientador de um sistema, setor ou atividade especifica, contendo todos os outros manuais relativos a cada unidade
Elaboração de Relatórios: O relatório é uma representação completamente imparcial e objetiva, escrita ou oral, para transmitir uma informação com o propósito de resolver um problema, é utilizado por órgãos governamentais, indústrias, profissionais liberais e nas ciências e serve de base para um manual (para preparar especificações técnicas), para difundir informações e empreender ações.
TÉCNICAS: O bom relatório deve
1) Prever a solução de um problema específico
2) Ser feito sob medida para um leitor
3) Ser objetivo
4) Ser passível de verificação
5) Esclarecer o leitor
6) Possuir linguagem formal e impessoal
7) Empregar palavras concretas
8) Seguir uma forma prescrita e um plano de apresentação
9) Conter frases curtas e concisas
10) Usar descrições e narrações, quando necessário
11) Não ser polêmico
12) Conter informações úteis e atualizadas
TIPOS DE RELATÓRIOS
1) Preliminares
2) Progressivos
3) Periódicos
4) Mensais
5) Finais
UNIFORMIZAÇÕES
Elementos
1) Capa
2) Frontispício
3) Reserva de direito
4) Título (página interior)
5) Encaminhamento
6) Prefácio (o propósito, escopo e as contribuições que se possa esperar do relatório)
7) Agradecimento
8) Índice
9) Índice das tabelas e ilustração
10) Símbolos e notações
11) Sumário
12) Introdução Corpo
13) Conclusão
14) Apêndice
15) Bibliografia
16) Índice remissivo
Elementos obrigatórios
1) Introdução: Por quê, para quem, o que, para que e fontes do relatório
2) Corpo: Prepara para a solução do problema
3) Conclusão: Apresenta a solução do problema.