Relação da administração científica e gestão da qualidade

Antigamente a administração de empresas era feita de forma empírica, ou seja, não era tratada como uma ciência. Precisando aumentar a produtividade de sua fábrica, em 1903, Frederick Winslow Taylor criou a primeira teoria geral de administração, que, como toda teoria da administração, nasceu para resolver um problema da época, mas que os ensinamentos e princípios são uteis até os dias atuais.

Uma das primeiras medidas de Taylor foi fazer um estudo dos tempos e movimentos em que ele estudou cada movimento executado pelos operários e o tempo que levava para executar cada movimento. Fazendo esse estudo com diversos operários ele pôde determinar qual era a melhor maneira de executar cada atividade. Assim ele conseguiria a melhor execução possível do trabalho e a padronização do trabalho. Dessa forma sai de cena o improviso, o julgamento individual e o empirismo e entra em cena a racionalização do trabalho, a administração científica e o método.

Outras medidas criadas por Taylor foram: pagamento por produtividade e o controle da execução do trabalho (a execução do trabalho deveria seguir o método proposto).

Método é um caminho que conduz a um objetivo. Quando são estabelecidos métodos, são estabelecidos caminhos para que se chegue a um determinado fim. Quando Taylor estudou os tempos e movimentos e determinou quais as melhores maneiras de executar o trabalho, ele criou um método de trabalho que, no caso, era a melhor forma de executar o trabalho.

As vantagens de existir métodos de trabalho já determinados são muitas. Primeiro por que quando um método é estudado e criado já são observadas as melhores práticas para a execução do trabalho. Segundo, porque boa parte de administrar é pensar no que fazer e como fazer, se já está determinado o que fazer e como fazer significa que o administrador não precisa mais gastar energia pensando em como esse trabalho deve ser executado, assim ele pode focar a atenção dele em outros problemas. Terceiro, pois ajuda a padronizar indicadores e se algum indicador começa a fugir do padrão ele é facilmente percebido e corrigido.

Vicente Falconi é considerado um dos maiores autores e consultores na área de gestão de qualidade e ele tem alguns ensinamentos importantes quando o assunto é método de trabalho.

A padronização do método também traz a padronização de resultados, mas para isso ser avaliado, os resultados tem que ser transformados em números que devem ser comparados uns com os outros para que possa ser percebido um padrão (padrão é a forma normal ou o resultado comum que é obtido). Como diz Falconi “sem medição não há gestão”. Com o padrão, qualquer resultado fora dele pode ser percebido e, assim, alguma atitude pode ser tomada para que o método volte a funcionar como de costume e os resultados voltem para dentro do padrão. Voltando ao falconi “se um método, qualquer que seja, tem grande variabilidade de resultado, é porque está fora do controle”. O método gera a padronização do resultado, se o resultado variar demais, significa que algo está fora do controle e precisa ser observado.

Outro ensinamento importante de Falconi é que TODO funcionário deve ter 5 metas para seguir, 5 objetivos. Um colaborador sem meta acaba por não perceber sua importância dentro da organização e acaba se desconectando da equipe. É importante que as metas estejam relacionadas com o objetivo maior da empresa e que sejam usados métodos para o alcance de cada um desses objetivos. Caso não haja método ainda, deve ser feito um estudo das melhores práticas, como Taylor fez em 1903, e deve ser criado o método para padronizar, controlar e melhorar cada setor da organização.

O melhor jeito de criar métodos é seguindo uma ferramenta muito usada por Falconi: o Ciclo PDCA. Esse ciclo vem da filosofia do melhoramento contínuo.

O PDCA envolve 4 fases:

Plan (planejamento) – aqui se identifica um problema, se estabelece como o problema pode ser resolvido e se estabelece metas (em números) para cada parte do plano estabelecido.

Do (execução) – colocar em prática o plano estabelecido da forma como foi combinado. É importante que as pessoas que participam da execução do plano também participem da fase do planejamento, assim elas executam com mais engajamento.

Check (verificação) – aqui se compara os números que a execução vem conseguindo em cada parte do plano com os números que foram estabelecidos na fase do planejamento, as metas. Comparação da meta com o resultado obtido.

Act (ação corretiva) – perceber quais os números da execução que não estão atingindo o esperado e traçar outro plano corrigindo o que não foi alcançado e ai executa, verifica de novo e corrige o que precisar.

O PDCA é um ciclo de melhoria contínua e como ciclo, não tem fim, sempre pode ser melhorado algo (desde que seja medido). Com o PDCA pode ser resolvido qualquer problema e, uma vez que a solução é encontrada, é necessário estabelecer o novo método. Dessa forma o administrador consegue economizar esforços, consegue que boa parte dos problemas sejam resolvidos e caso apareça um novo problema ele vai ser facilmente percebido e corrigido.

Arthur Paraguassú