Projetos são feitos para falhar?
O tema é muito discutido, porém o assunto parece não se esgotar. Não tenho a pretensão de fazê-lo, mas é impossível deixar de tocar na questão.
Não importa de quais projetos estamos falando. Sejam eles pessoais ou profissionais o comportamento é muito parecido.
Os projetos teem, como tudo, um ciclo de vida. E acredito que analisando o ciclo de vida básico de um projeto encontraremos vários motivos para que falhem. Podemos, assim, tentar evitar as armadilhas que poderão disparar, afinal o objetivo de todos nós é obter grandes resultados, com qualidade, custo e tempo controlados.
Um projeto é concebido como conseqüência de uma necessidade de correção, melhoria, por conta de uma idéia ou de um capricho. Na empresa, visa, por fim, sempre obter mais lucro. Já em nosso vida pessoal, visa, normalmente, o aumento da qualidade devida.
As armadilhas começam a surgir já nessa fase, quando tentamos transformar nossa necessidade em estratégia, pois é assim que justificamos o projeto.
Devemos já nesse instante nos preocupar em estabelecer nosso real objetivo e, de forma realista, definir exatamente onde queremos chegar.
A primeira armadilha é justamente começar a pensar em um projeto sem estabelecer o objetivo final do mesmo. Não basta querer que aconteça, é preciso que haja um mínimo de realismo, um mínimo de certeza de que é factível resolver o problema, obter sucesso.
Mais que isso, é preciso envolver nesta fase todos os que são afetados direta ou indiretamente pelo problema ou pela solução almejada.
Essa fase é o começo de uma viagem, e não podemos escolher aqui a estrada errada ou esquecer-se de colocar alguém dentro do carro.
Esse período de amadurecimento e estruturação de idéias tomará bastante tempo, pois é uma fase de imaginar e "traduzir" nossos desejos para a nossa realidade.
Analisando o exposto podemos identificar duas falhas possíveis:
O projeto não obterá os "resultados esperados"...
porque não foram definidos os "resultados esperados" de forma realista, clara e objetiva.
O projeto não resolverá o "problema proposto"...
porque nem todos os envolvidos no problema participaram, conseqüentemente não se motivaram e também seus pontos de vista não foram considerados.
Assim que definimos exatamente onde vamos chegar e consideramos todas as variáveis, chega a hora de planejar a execução do projeto em detalhes.
É o momento do detalhamento do projeto e deve tomar mais tempo ainda que o tempo de imaginá-lo. Como traduzir nossos desejos em detalhes?
Chegou a hora de ser bem específico, pois esse é o momento de definir o cronograma detalhado (quando), contendo todas as tarefas (o que), os recursos necessários (quem) e os custos envolvidos (quanto).
Temos que considerar as possíveis mudanças de estrutura organizacional na empresa e do panorama econômico e tecnológico. Um projeto não deve envolver recursos que poderão ficar indisponíveis. Por exemplo, não devemos iniciar um projeto com alguém que já pretendemos demitir, ou usando um recurso financeiro do qual já sabemos que será desviado para outra área. Se soubermos de antemão, não devemos comprometer o recurso.
Da mesma forma, do lado pessoal, é importante saber quem fará o projeto, quem participará dele, e considerar que tanto as pessoas quanto o dinheiro envolvidos deverão estar disponíveis no momento certo para que cumpramos o nosso cronograma.
Além disso, os recursos envolvidos poderão ficar mais caros durante o projeto? Ou então a tecnologia poderá deixar os recursos previstos obsoletos? Isso talvez não faça diferença em projetos curtos, mas em projetos mais longos pode ser impeditivo para o sucesso.
Na empresa, também aqui temos de considerar a dependência entre as atividades e as áreas. As atividades de um projeto invariavelmente possuem uma ordem para ocorrer e nem sempre essas atividades serão executadas pelas mesmas pessoas ou pela mesma área. Assim, considerar as dificuldades de relacionamento interpessoal e entre as áreas pode ser crucial para o sucesso do projeto. Os problemas de relacionamento devem ser considerados e resolvidos antes do início do projeto.
E se é assim na empresa, um projeto pessoal também deve passar por tal análise. Imagine colocar pessoas que não se suportam para executar algo juntos? Exceto se você for um pacificador nato, não arrisque.
Aqui também se escondem algumas armadilhas que podem resultar em falhas.
O projeto chegará ao fim, mas tão lentamente que não surtirá os efeitos desejados...
...porque a equipe foi substituída parcial ou totalmente durante o projeto
...porque a tecnologia prevista ficou obsoleta ou foi substituída, forçando o projeto a ser totalmente revisado ou alterado
...porque o tempo estipulado em cronograma para as atividades foi mal estimado
...porque a tecnologia prevista ficou obsoleta e o projeto não foi adaptado
...porque os recursos financeiros não foram devidamente reservados ou foram desviados
...porque no meio do projeto os profissionais não estavam alinhados com o objetivo final
Bem, parece absurdo, mas tudo isso acontece, e muito.
Recentemente contaram-me sobre um projeto em que, na semana inicial de execução, o profissional chave foi demitido. Ao invés de interromper o projeto ou rever a forma de execução, foi dada continuidade. Resultado: um pequeno desastre.
Tudo planejado? Já sabemos onde queremos ir? Já definimos os recursos que serão necessários? Então estamos prontos para executar o nosso projeto. E aqui os tropeços se tornam mais evidentes, e é nessa fase que o trabalho anterior se mostrará bem ou mal feito.
Durante a execução, os maiores problemas tendem a ocorrer por falta de acompanhamento. O gerente de projeto deve estar sempre presente, sempre verificando se tudo está correndo dentro do planejado, se os recursos estão disponíveis, além de avaliar o rumo e a velocidade de execução.
Os problemas ocorrerão, tenha certeza, porém é a habilidade e a experiência do gerente de projetos que os fará mais ou menos complexos. Em todo projeto há caminhos alternativos, formas de dar continuidade evitando desviar-se do caminho ou atrasar o projeto com consequências normalmente desastrosas.
Uma vez executado o projeto, cabe avaliar os resultados. Não é preciso dizer que aqui só será surpreendido quem não prestou a devida atenção ao início do projeto.
Ao avaliar um projeto precisamos descobrir porque ele foi bem ou mal sucedido, porque deu certo ou errado. E essa experiência passa a ser cada vez mais importante quando entendemos que projetos, em nossa vida, serão sempre necessários.
É fácil, olhando por alto, entender que o início do projeto, quando estamos definindo nossos objetivos, é o momento que guarda os maiores desafios no que tange a prevenção de falhas.
Quem sabe aonde quer chegar e conhece bem os meios para atingir seus objetivos tende a obter mais sucesso, mesmo não sendo o melhor executor. Isso porque levará em conta até sua própria fraqueza.
Por outro lado quem não tem certeza de onde quer chegar, tende a chegar a algum lugar nem sempre melhor do que o atual, considerando-se os gastos e o esforço que fará em vão.
Reúna pessoas capacitadas, aptas a auxiliar você em seus projetos. Nenhum de nós é capaz de executar um bom planejamento sozinho, muito menos de executar projetos sem planejamento e obter sucesso, até porque a definição de sucesso não será conhecida nesse caso.
Para o profissional que se aventura a trabalhar em um projeto sem um bom planejamento é como ser contratado para uma corrida onde não se sabe o trajeto, não se sabe com qual veículo deverá correr, não se conhecem os concorrentes e pior, não se sabe onde fica a linha de chegada.
Para o profissional que contrata, lembre-se sempre que qualquer projeto deve ter um planejamento coerente e completo. Não adianta contratar o melhor piloto e esquecer-se de dizer-lhe para onde deve correr, com qual veículo, contra quais concorrentes e, por último, mas não menos importante, onde fica a linha de chegada.
Não caia nas armadilhas que um projeto pode disparar.
Se for um projeto pessoal, esmere-se em planejar e executar de forma a obter sucesso.
Se for um projeto profissional, seja profissional, contrate profissionais, qualifique equipes, mas mais importante: saiba aonde quer chegar e planeje esse caminho em detalhes.
Sucesso em projetos não é uma questão de querer, é uma questão de planejar.