ICMS - A importância de se tratar bem os dados e notas fiscais

ICMS - Levantamento Quantitativo de Mercadorias

A importância de se tratar bem os dados e notas fiscais

Introdução

Dentre as inúmeras diretrizes das quais o fisco se utiliza para desempenhar o seu papel de fiscalização da circulação de mercadorias, está a técnica do levantamento Quantitativo de Mercadorias.

Esta técnica consiste em comparar, conforme o intervalo de tempo pré-determinado, as entradas, saídas e estoques, inicial e final, das mercadorias.

O embasamento legal para a utilização desta técnica, em Minas Gerais, encontra-se no inciso II, do artigo 194, da Parte Geral do RICMS/MG, Decreto 43080/2002.

É como se fosse uma auditoria. O fisco vai utilizar do seu poder de fiscalizar, adentrar o ambiente próprio da empresa, exigir dados, efetuar contagens físicas e fazer a comparação necessária.

Por isto é de extrema importância que as empresas tenham, em seu quadro ou em sua visão gerencial, um sistema de auditoria que deve fazer este trabalho do fisco evitando que, o mesmo, em uma fiscalização nestes moldes, venha a autuar a empresa.

Hoje já somos, por obrigação, funcionários do fisco devido as inúmeras obrigações acessórias que temos que cumprir. Por isto, entendo que este trabalho de auditoria interna, com fins precípuos de levantamento do cumprimento das normas fiscais, seria um ônus positivo.

Ônus porque envolvera investimento por parte da empresa, positivo devido à antecipação de uma indesejada autuação fiscal.

Forma de agir do fisco em um levantamento quantitativo de mercadorias

O fisco não pode, simplesmente, adentrar a empresa e começar a exigir documentos, acessos, etc.

A norma estabelece regras para que se faça este levantamento quantitativo e estas se encontram no parágrafo 1º do citado artigo 194 do RICMS/MG, conforme abaixo:

§1º - No caso de levantamento quantitativo em exercício aberto, será observado o seguinte:

I – antes de iniciada a contagem física das mercadorias, a autoridade fiscal intimará o contribuinte, o seu representante ou a pessoa responsável pelo estabelecimento, presente no momento da ação fiscal, para acompanhar ou fazer acompanhar a contagem;

II – a intimação será feita em 2 (duas) vias, ficando uma em poder do Fisco e outra em poder do intimado;

III – o contribuinte, o seu representante legal ou a pessoa responsável pelo estabelecimento aporão “ciente” na via da autoridade fiscal e, nessa oportunidade, indicarão, por escrito, a pessoa que irá acompanhar a contagem física das mercadorias, que, poderá, durante a mesma, fazer por escrito as observações convenientes;

IV – terminada a contagem, o contribuinte, o seu representante legal ou a pessoa responsável pelo estabelecimento assinarão, juntamente com a autoridade fiscal, o documento em que a mesma ficou consignada;

V – se o contribuinte ou as pessoas indicadas nos incisos anteriores recusarem-se a cumprir o disposto nos incisos III ou IV deste parágrafo, tal circunstância será lavrada pela autoridade fiscal no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO) ou no documento em que forem consignadas as mercadorias.

Uma vez que o fisco cumpra estas obrigações, o contribuinte terá que fazer a sua parte, pois se o mesmo se recusar assinar o documento mencionado, isto implica em reconhecimento da contagem física das mercadorias, conforme §2º do mesmo artigo 194.

A importância dos documentos fiscais

Algumas empresas tratam com certo desleixo os documentos recebidos e/ou emitidos, não observando as regras necessárias para entrada e/ou saída de mercadorias.

A nota fiscal, ou DANFE, é extremamente importante e por isto todas devem ser tratadas com muito cuidado e detalhadamente em suas análises.

Temos casos, por exemplo, de mercadorias que entraram se a devida nota fiscal, casos contrário, onde a nota fiscal entrou, mas a mercadoria não. Temos casos de mostruários ou demonstrações cujas mercadorias são colocadas juntamente com as de revenda, e a nota fiscal é “simplesmente” jogada fora. Casos de Amostra Grátis que não segue a legislação específica que a determina e por isto deixa de ser considerada como tal e, por ser uma “amostra” é tratada indevidamente, etc.

O fisco pode usar de presunção, uma vez não encontrado documentos comprobatórios e, no levantamento físico, constar irregularidades.

Uma vez que o fisco constate a saída de uma mercadoria sem a devida emissão de nota fiscal, ele poderá arbitrar o valor a ser pago de imposto, além de aplicar as penalidades previstas na legislação (parágrafo 4º do artigo 194).

Big Brother fiscal

Sabemos que, principalmente com o advento da Escrituração Fiscal Digital (EFD), todas as informações em âmbito fiscal são cruzadas e tradadas pelo fisco.

Conforme o parágrafo 5º do artigo 194, presume-se entrada e saída do estabelecimento a mercadoria não declarada pelo contribuinte, cuja operação de aquisição tenha sido informada ao Fisco pelo contribuinte remetente ou pelo transportador.

Praticamente toda nota fiscal que entra em uma empresa está no banco de dados da SEFAZ e esta trabalha em uma via de mão dupla: recebe, por exigência legal, informações tanto do remetente quanto do destinatário.

As empresas não devem se enganar. Em uma rápida consulta nas autuações feitas pela fiscalização vemos que o levantamento quantitativo é uma técnica muito utilizada.

É a pura matemática e por isto não tem erro. Praticamente não tem como contestar.